Forretningsorden

§ 1

Afdelingsbestyrelsen afholder som hovedregel bestyrelsesmøder efter behov, dog minimum 4 gange om året samt en 2 dages konference.
Mødetidspunktet er normalt kl. 8.30 – 15.30.

Møderne kan afvikles virtuelt hvis der opstår behov herfor.
Afdelingsbestyrelsen fastlægger på årets sidste møde, en årsplan for arbejdet det kommende år.

§ 2
Udsendelse af dagsorden til ordinære bestyrelsesmøder sker mindst 9 dage før mødets afholdelse.

FOA Nordsjælland benytter systemet 360 ift. mødeplanlægning. Dagsorden, bilag og beslutninger uploades i 360 e-meeting app’en.
Afdelingsformanden indkalder til bestyrelsens konference med mindst fire ugers varsel.

Hvert punkt på afdelingsbestyrelsens dagsorden skal i fornødent omfang være belyst med bilagsmateriale eller anden form for orientering. Herudover skal for- mandens eller daglig administrativ/politisk ledelses indstilling fremgå.

Sager, der ønskes på dagsordenen for afdelingsbestyrelsens møder, sendes til formanden og skal være denne i hænde senest 10 dage før mødets afholdelse.

Ekstraordinære møder indkaldes af afdelingsformanden med mindst tre og højest syv dages varsel, efter at formanden eller fem medlemmer har fordret mødet og angivet hvilke punkter, der ønskes behandlet.

§ 3
Såfremt et medlem ikke kan deltage i et afdelingsbestyrelsesmøde, skal det meldes til afdelingskontoret hurtigst muligt.
Forretningsorden for afdelingsbestyrelsen Fag og Arbejde - FOA Nordsjælland

Mødeledelse

§ 4
Afdelingsformanden leder afdelingsbestyrelsens møder. I dennes fravær leder næstformanden mødet.
Såfremt afdelingsbestyrelsen ønsker det, vælges en dirigent til at lede mødet. Dirigenten kan vælges udenfor afdelingsbestyrelsens midte.

§ 5
Talerne får ordet i den rækkefølge, de begærer det. Formanden kan altid begære ordet til korte bemærkninger.

§ 6
Dirigenten kan fastsætte begrænsning af taletiden til de enkelte dagsordens- punkter. Ingen kan efter fastsættelse af taletidsbegrænsning få ordet mere end to gange til samme sag. I første omgang tre minutter. Derefter et minut.

§ 7
Et medlem kan dog altid med henvisning til denne forretningsordens bestemmelser begære ordet straks.

Beslutninger

§ 8
Afdelingsbestyrelsen er på ordinære møder beslutningsdygtig med det fremmød- te antal.
Ved ekstraordinære møder er afdelingsbestyrelsen kun beslutningsdygtigt når:
• mindst halvdelen af de stemmeberettigede er til stede og
• formand og/eller næstformanden er til stede.

§ 9
A-kasselederen er tilforordnet bestyrelsen og deltager i afdelingsbestyrelsens møder med taleret, men ikke stemmeret.
Formanden kan invitere andet administrativt personale og gæster med til møderne for at forelægge sager til behandling eller overvære møderne.

§ 10
Ved alle afstemninger gælder almindeligt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelig- hed er formandens - eller i dennes fravær - næstformandens stemme afgørende.
Alle afstemninger foregår ved håndsoprækning eller navneopråb. Ved personvalg foretages der skriftlig afstemning såfremt to medlemmer ønsker dette.
Der er mulighed for elektroniske afstemninger via mailboks.

Det kræver følgende:

• Som udgangspunkt skal det på forhånd være aftalt i afdelingsbestyrelsen, at der udsendes et emne til elektronisk afstemning
• Det skal være ført til referat fra det pågældende møde
• Emnet skal være skriftligt belyst
• Det skal klart fremgå, hvad der stemmes om
• Det skal klart fremgå, at der er tale om en elektronisk afstemning
Såfremt over en 1/3 af afdelingsbestyrelsens medlemmer melder tilbage, at em- net i stedet ønskes drøftet på et bestyrelsesmøde, kaldes den elektroniske af- stemning tilbage.

§ 11
Bestyrelsesmedlemmerne og øvrige deltagere i bestyrelsesmøderne har tavshedspligt om de sager, hvor det efter sagens natur er påkrævet.
Afdelingsbestyrelsen kan beslutte, at en sag skal behandles i fortrolighed. Såfremt det sker, er kun formanden eller – i dennes fravær – næstformanden berettiget til at udtale sig offentligt om sagen.

Referat af bestyrelsens møder

§ 12
Afdelingsformanden sørger for, at afdelingsbestyrelsens behandling af sager op- tages til referat.
Der udarbejdes et beslutningsreferat, der udsendes til samtlige bestyrelsesmed- lemmer inden 12 dage efter mødet. Bestyrelsesmedlemmer, der ved afstemning er i mindretal, kan kortfattet få deres indstilling noteret i referatet.

Referatet betragtes som godkendt, hvis der inden 8 dage efter modtagelsen ikke er gjort indsigelser. Såfremt der gøres indsigelser mod referatet udsender for- manden et revideret referat til godkendelse.

Efter indsigelsesfristen indhenter referenten en godkendelse af formand eller næstformand. Referatet optages på det efterfølgende bestyrelsesmøde til endelig godkendelse.

Referater fra afdelingsbestyrelsens møder lægges på FOA Nordsjællands hjemmeside.

Særlige bestemmelser
§ 13
I henhold til afdelingslovene skal administrativ ledelse fremlægge et budgetforslag til drøftelse inden udgangen af september måned. Budgettet for det kommende år førstebehandles på afdelingsbestyrelsens møde i september og besluttes endeligt på et bestyrelsesmøde inden udgangen af november.

Bestyrelsen modtager referater fra bilagskontrollanterne, når de har været på besøg i afdelingen og gennemgået bilag.

§ 14
Afdelingsbestyrelsen kan i henhold til afdelingslovene nedsætte udvalg efter behov. Udvalgene arbejder ud fra budgetter og kommissorier fastlagt af afdelings- bestyrelsen.

Afdelingsbestyrelsen modtager referater fra møderne i evt. udvalg samt af sektorbestyrelsesmøderne til orientering.

§ 15
Bestyrelsesmedlemmernes rejseudgifter og øvrige udgifter i forbindelse med hvervet afholdes af FOA Nordsjælland efter statens regler.

§ 16
Efter endt bestyrelsesmøde / konference foretages en mundtlig evaluering.

Vedtaget 11. februar 2021