• Læs op
• Udskriv

Procedure for indkøb af varer til FOA Nordsjælland

FOA Nordsjællandsoverordnede indkøbspolitik, der skal sikre:

1. Services og varer af en høj kvalitet
2. Prisbevidste indkøb
3. Miljøvenlige indkøb
4. Effektivisering af indkøb
5. Virksomheder der har ordnet overenskomster og sociale klausuler

For at foretage indkøb og lave indkøbsaftaler, som imødekommer såvel forbundets, som FOA Nordsjællands mål skal følgende procedurer for indkøb følges:

• Spare ressourcer i FOA
• Sikre billigst mulige levering

Effektiv anvendelse: Lagerføring skal indskrænkes til et minimum - Der spares ressourcer i FOA.

Hvad er omfattet af FOA Nordsjællands indkøbspolitik?
Indkøbspolitikken omfatter samtlige køb af varer til den daglige drift af kontorerne og FOA Nordsjællands aktiviteter.

FOA Nordsjællands indkøbspolitik gælder for:

• Valgte og ansatte i FOA Nordsjælland
• FOA’s indkøbsaftaler kan ikke anvendes til private indkøb.

Indkøbsaftaler
Indkøbsaftaler i FOA indgås med udgangspunkt i målene i FOAs indkøbspolitik og procedurerne for indkøb og indkøbsaftaler.

FOA Nordsjælland følger forbundets beslutninger om miljøvenlige indkøb og stiller derfor krav om begrænsning af miljøbelastning og energiforbrug samt økologiske hensyn ved indgåelse af indkøbsaftaler, hvor dette er relevant.

Gennem en aktiv indkøbspolitik arbejder FOA der for at nedsætte miljøbelastningen og fremme en udvikling og anvendelse af mindre miljøbelastende produkter og tjenesteydelser til gavn for miljøet.

Ved miljøvurdering af tilbuddene lægges især vægt på om produkterne kan leve op til kravene i det europæiske miljømærke ”Blomsten”, det nordiske miljømærke ”Svanen”, det tyske miljømærke ”Der blaue Engel”, eller tilsvarende krav. For økologiske produkter gælder det statskontrollerede økologimærke eller tilsvarende krav.

Derudover lægges der vægt på princippet om returordninger og genanvendelse samt om producenten/leverandøren stiller krav om dette til underleverandøren.

FOA vil også – via indkøbspolitikken – være med til at sikre sociale og etiske krav til produktion af varer og tjenesteydelser, herunder i videst muligt omfang sikre at der foretages en vurdering af leverandørerne i forhold til områder som: børnearbejde, tvangsarbejde, sundhed og sikkerhed, organisationsfrihed og diskrimination.
Derudover vil FOA – hvor det er muligt at kontrollere – udelukkende foretage indkøb fra producenter og leverandører med ansatte, som er dækket af en overenskomst.

Regler for leverandør gaver m.m.
FOA Nordsjællands retningslinjer for medarbejdernes deltagelse i arrangementer og modtagelse af gaver skal sikre at FOA Nordsjællands og den enkelte medarbejders troværdighed, uafhængighed og integritet til enhver tid er uangribelig i forhold til leverandører, kunder og andre samarbejdspartnere.

Indkøbende medarbejdere ved FOA Nordsjælland, der er identiske med eller pårørende til en tilbudsgiver/leverandør, må ikke varetage tilbudsindhentning, tilbudsbehandling eller foretage kontrol med en leverance eller et arbejde.

Personer, der har egen virksomhed, og som er ansat i FOA, må ikke foretage leverancer af varer og tjenesteydelser til FOA, medmindre der foreligger en særlig bemyndigelse fra Politisk Ledelse. Den enkelte medarbejder har pligt til at gøre opmærksom på sit eventuelle tilhørsforhold til udbyder.

Som indkøbende medarbejdere i FOA gælder følgende:

• Hovedreglen er, at man som ansat i FOA ikke gennem sin ansættelse må opnå fordele, som medlemmer af FOA ikke kan opnå.
• Ledelse og ansatte i FOA må ikke modtager gaver over 500 kr. Hvis man bliver tilbudt en større gave, skal man anmode om at få denne konverteret til en rabat - ellers skal man afslå denne gave. Hvis man tilbydes en gratis rejse med et fagligt relevant indhold, skal denne fortsat afvises. I stedet vurderes det, hvorvidt FOA/OAA skal betale både rejse og ophold. På denne vis kan FOA/OAA effektivt afvise påstande om være afhængige af leverandører. Hverken ledelsen eller ansatte må benytte FOA/OAA’s konti hos leverandører til private indkøb.
  • Bonuspoint eller godtgørelser, der optjenes/udbetales ved tjenesterejser betalt af FOA/OAA, skal anvendes til senere tjenesterejser for FOA/OAA.